05.06.2019

Wie Ihnen Software helfen kann

E-Mail-Archivierung

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Elektronische Geschäftspost muss ebenso sorgfältig archiviert werden wie die in Papierform. Das verlangt insbesondere das Finanzamt. Vermutlich möchten Sie aber auch bestimmte nicht steuerlich relevante E-Mails langfristig aufbewahren. Ein geeignetes elektronisches Archivierungssystem erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit, Ausdrucke anzufertigen und diese in Aktenordnern abzulegen.

Was muss archiviert werden?

Welche E-Mails archiviert werden müssen, hängt von den rechtlichen Archivierungsvorgaben ab, die für Ihren Betrieb gelten. Maßgeblich für Steuerzwecke sind vor allem die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Was die E-Mail-Archivierung angeht, so betrifft die GoBD vor allem elektronische Handels- und Geschäftsbriefe (Ein- und Ausgänge) sowie Buchungsbelege, die per E-Mail versandt wurden. Die Aufbewahrungspflichten erstrecken sich, je nach Zweck, auf fünf bis zehn Jahre.

Was muss nicht archiviert werden?

Eine E-Mail, die als Anschreiben dient und an die ein elektronischer Handels- und Geschäftsbrief oder ein Buchungsbeleg angehängt ist, darf gelöscht werden. Verboten ist die Archivierung privater E-Mails von Mitarbeitern, wenn diesen die private Nutzung erlaubt ist. Denn die Inhalte fallen dann unter den Datenschutz. Ebenfalls datenschutzrelevant sind (hoffentlich verschlüsselte!) E-Mails mit personenbezogenen Daten, z.B. Beschäftigten- oder Kundendaten. Diese müssen in der Regel nach einer gewissen Zeit gelöscht und dürfen nur unter bestimmten Bedingungen archiviert werden.

Wie muss archiviert werden?

Zweck der Archivierungsvorschriften ist insbesondere, dass der steuerliche Betriebsprüfer die digitalen Daten in derselben Qualität prüfen kann wie die in Papierform (Datenzugriff). Archivieren ist also mehr, als elektronische Dateien in spezielle Verzeichnisse des jeweiligen Programms zu ordnen.

  • Archivierungspflichtige Dateien müssen gegen Veränderbarkeit und Verlust geschützt und jederzeit maschinell auslesbar sein. Alle nachträglichen Veränderungen müssen nachvollziehbar erfolgen. Die ursprüngliche, ggf. auch sachlich falsche, Version ist mit zu archivieren.
  • Elektronische (pdf-)Rechnungen und andere digitale Aufzeichnungen werden direkt elektronisch archiviert. In Papierform eingesandte Rechnungen und andere Belege dürfen eingescannt archiviert werden, die Papierbelege müssen dann nicht mehr aufbewahrt werden.
  • Der gesamte interne Prozess von der Entstehung des Beleges über die Verarbeitung bis zu Archivierung ist zu dokumentieren, und zwar so, dass der Betriebsprüfer und ein Dritter die einzelnen Schritte nachvollziehen können.

Was leistet professionelle Software?

Professionelle Archivierungs-Software mit aktuellen Updates erfüllt die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung. Es ist sinnvoll, wenn sie vorgangsbezogene Archivierung erlaubt, also nicht nur die E-Mails bzw. relevante E-Mail-Anhänge aufbewahrt, sondern dazu auch etwaige andere Dateien, die zum Vorgang gehören, also z.B. Scans von Papierpost. Jeder Unternehmer muss darüber hinaus entscheiden, ob die Software automatisch archivieren oder die Archivierungspflicht dem Adressaten auferlegen soll. Wie immer kommt es auf Ihren Bedarf im Unternehmen an.

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